Ceci est une version traduite. Originale: Privacyverklaring

Votre vie privée est importante pour nous

Digital HR Partners attache une grande importance à votre vie privée et à la protection de vos données personnelles.

Digital HR Partners traite vos données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

Dans cette déclaration de confidentialité, nous visons à fournir des informations claires et transparentes sur les données personnelles que nous collectons et comment nous les traitons : quelles données personnelles nous traitons vous concernant, sur quelle base nous le faisons et pourquoi nous les traitons.

Nous vous informons également de vos droits si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données personnelles.

Cette déclaration de confidentialité s’applique quel que soit notre relation (candidat, fournisseur ou client) et peu importe comment nous avons reçu vos données personnelles (directement de vous ou par des sources publiques).

Étant donné que nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité de temps en temps, il est conseillé de la consulter régulièrement.

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Digital HR Partners (ci-après « nous »).

Quelles données personnelles traitons-nous ?

En fonction de notre relation avec vous, nous traitons différents types de données.

Si vous êtes un candidat—c’est-à-dire que nous avons trouvé votre profil sur LinkedIn ou sur le site web de la VDAB, ou que vous nous avez contactés directement ou que vous avez été recommandé par un contact, et que votre profil correspond à l’un de nos postes vacants—nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

Lorsque nous n’avons pas encore eu de contact personnel avec vous, nous ne traitons que les données suivantes :

• Nom
• Les données que vous avez fournies sur votre profil LinkedIn ou le site web de la VDAB
• Messages échangés

Si nous avons eu un contact personnel avec vous, nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

• Nom et coordonnées
• Données personnelles (telles que âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité, numéro de registre national, etc.)
• Formation, certifications/permis, qualifications et compétences
• Expérience professionnelle et évolution de votre carrière (le cas échéant, y compris la rémunération)
• Permis de conduire
• Références
• Vos exigences professionnelles (y compris lieu de travail, salaire souhaité et fonction)
• Les données que vous nous communiquez spontanément lors d’une conversation ou dans votre CV (par exemple : loisirs, situation familiale, salaire actuel et autres avantages, centres d’intérêt, etc.)
• Taux de facturation et tarif de facturation
• Notes de discussions, échanges d’emails
• Le cas échéant : permis de travail et de séjour
• Antécédents judiciaires ou informations sur votre santé, uniquement si cela est pertinent pour un poste spécifique et uniquement si vous nous fournissez ces informations

Si vous êtes un freelancer—c’est-à-dire que vous réalisez des missions en tant qu’indépendant pour Digital HR Partners—nous traitons les données personnelles suivantes :

• Nom et coordonnées
• Données personnelles (telles que âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité, numéro de registre national, etc.)
• Numéro de TVA
• Formation, certifications/permis, qualifications et compétences
• Expérience professionnelle et évolution de votre carrière
• Permis de conduire
• Les données que vous nous communiquez spontanément lors d’une conversation ou dans votre CV (par exemple : loisirs, situation familiale, salaire actuel et autres avantages, centres d’intérêt, etc.)
• Informations financières (par exemple : numéro de compte, vos honoraires, personnes à charge, etc.)
• Informations relatives à l’exécution de votre mission (par exemple : absences, feuilles de temps, régime de travail, etc.)
• Évaluations des clients
• Réclamations, accidents ou incidents
• Communication relative à votre mission

Si vous êtes un fournisseur, nous ne traitons que le nom, les coordonnées et la fonction de vos employés ou représentants.

Si vous êtes mentionné comme référence ou contact par un candidat, nous traitons votre nom, vos coordonnées et votre fonction.

Si vous êtes un client, les données personnelles que nous traitons concernant vos employés ou représentants se limitent principalement au nom, aux coordonnées et à la fonction qu’ils occupent.

Comment collectons-nous les données personnelles ?

Si vous êtes un candidat, nous collectons vos données personnelles à partir de sources publiques (telles que LinkedIn et le site web de la VDAB) et directement lorsque vous nous transmettez vos informations en personne, par email, par téléphone ou via notre site web. Nous pouvons également recevoir des données personnelles comme retour d’informations de références ou d’employeurs potentiels.

Si vous êtes un freelancer, nous collectons vos données personnelles à partir de sources publiques (telles que LinkedIn et le site web de la VDAB) et directement lorsque vous nous transmettez vos informations en personne, par email, par téléphone ou via notre site web. Nous pouvons également traiter des données personnelles que nous recevons du client en tant que retour d’informations.

Les données personnelles des employés ou représentants des clients et des fournisseurs nous sont fournies par le client ou le fournisseur eux-mêmes ou par des sources publiques, telles que leur site web.

Les données personnelles des références nous sont fournies par le candidat lui-même ou par des sources publiques, telles que le profil LinkedIn personnel du candidat.

Lorsque vous nous fournissez des informations sur des tiers, nous supposons que ces tiers vous ont donné la permission de partager ces informations avec nous pour le traitement et la communication de la même manière que vos propres données.

Si vous êtes un visiteur de notre site web, il est possible que nous collections vos données personnelles via des cookies sur notre site web. Vous trouverez de plus amples informations dans notre politique de cookies.

À quoi utilisons-nous vos données personnelles ?

Si vous êtes un candidat, nous traitons vos données :

• Pour vous contacter afin de vous aider à développer votre carrière
• Pour évaluer votre adéquation à un poste particulier
• Pour vous aider à trouver un emploi approprié
• Pour vous tenir informé des postes vacants qui, selon nous, pourraient vous intéresser
• Pour vous présenter comme un candidat approprié à un employeur potentiel
• Pour respecter nos obligations contractuelles avec des tiers dans le cadre de votre recrutement (facturation au client)
• Pour protéger nos propres droits (en cas de litige avec le client concernant l’exécution de la mission)
• Pour évaluer notre fonctionnement et notre service
• Pour répondre à vos questions et communiquer avec vous
• Pour traiter les plaintes et les demandes
• Pour respecter les obligations légales ou répondre à des demandes raisonnables des autorités compétentes

Si vous êtes un freelancer, nous traitons vos données :

• Pour vérifier si vous pourriez être intéressé par une collaboration avec nous
• Pour évaluer votre adéquation à une mission particulière
• Pour vous présenter à des clients potentiels
• Pour vous soutenir dans l’exécution de votre mission
• Pour suivre vos performances
• Pour suivre et évaluer vos tâches et votre charge de travail
• Pour établir une gestion financière
• Pour déterminer correctement votre rémunération
• Pour pouvoir facturer le client
• Pour évaluer la satisfaction du client
• Pour vous évaluer
• Pour répondre à vos questions et communiquer avec vous
• Pour protéger nos propres droits
• Pour traiter les plaintes et les demandes
• Pour respecter les obligations légales ou répondre à des demandes raisonnables des autorités compétentes

Si vous êtes un client, nous traitons les données personnelles de vos employés et représentants :

• Pour la conclusion et l’exécution de l’accord avec nous
• Pour vous aider à trouver un candidat approprié
• Pour établir une liste adéquate de candidats répondant aux conditions fixées par le client
• Pour évaluer notre fonctionnement et notre service
• Pour répondre à vos questions et communiquer avec vous
• Pour traiter les plaintes et les demandes
• Pour respecter les obligations légales ou répondre à des demandes raisonnables des autorités compétentes
• Pour protéger nos propres droits et défendre nos intérêts

Si vous êtes un fournisseur, nous traitons les données personnelles de vos employés et représentants :

• Pour la conclusion et l’exécution de l’accord avec vous
• Pour répondre à vos questions et communiquer avec vous
• Pour respecter les obligations légales ou répondre à des demandes raisonnables des autorités compétentes
• Pour protéger nos droits et défendre nos intérêts
• Pour traiter les plaintes et les demandes

Si vous êtes une référence ou un contact, nous traitons vos données :

• Pour vérifier si le candidat/freelancer répond aux attentes pour le poste vacant
• Pour vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des données reçues du candidat/freelancer

Sur quelle base traitons-nous vos données ?

Données des candidats

Si vous êtes un candidat, le traitement des données avant le contact personnel réel, c’est-à-dire pour vérifier si vous pourriez être intéressé par nos services, est basé sur notre intérêt légitime. Étant donné que vous avez placé vos données sur un site web public, nous considérons que nous pouvons le faire.

Dès qu’un contact personnel a eu lieu avec un candidat et/ou un freelancer, nous traiterons ses données personnelles, car ce traitement est nécessaire pour la préparation, l’exécution et le suivi de l’accord (sourcing, candidature, travail temporaire, sélection, etc.).

De plus, nous sommes légalement tenus de conserver certaines données. Certaines données personnelles seront donc traitées pour satisfaire aux obligations légales en matière sociale, fiscale et autre législation à laquelle nous sommes soumis.

Données des freelancers

Si vous êtes un freelancer, nous traitons vos données personnelles :

• Pour la préparation, l’exécution et le suivi de l’accord avec vous en tant qu’indépendant
• Pour justifier la facturation au client
• Sur la base des obligations légales (législation sociale, fiscale et autre à laquelle nous sommes soumis)

Données des clients

Si vous êtes un client, nous traitons les données personnelles de vos employés et représentants :

• Pour la préparation, l’exécution et le suivi de l’accord avec vous en tant que client
• Sur la base des obligations légales (législation sociale, fiscale et autre à laquelle nous sommes soumis)
• Sur la base de notre intérêt légitime pour permettre une bonne collaboration avec vous en tant que client

Données des fournisseurs

Si vous êtes un fournisseur, nous traitons les données personnelles de vos employés et représentants :

• Pour la préparation, l’exécution et le suivi de l’accord avec vous en tant que fournisseur
• Sur la base des obligations légales (législation sociale, fiscale et autre à laquelle nous sommes soumis)
• Sur la base de notre intérêt légitime pour permettre une bonne collaboration avec vous en tant que fournisseur

Données des références ou contacts

Si vous êtes une référence ou un contact, nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime pour vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des données reçues du candidat/freelancer.

Quels sont vos droits ?

Nous souhaitons également vous informer de vos droits en matière de traitement de vos données personnelles.

Vous avez le droit de :

• Demander l’accès aux données personnelles que nous traitons vous concernant. Cela signifie que vous pouvez nous demander quelles données sont enregistrées et à quelles fins ces données sont utilisées.
• Demander la correction de vos données personnelles si elles sont incorrectes ou incomplètes.
• Demander la suppression de vos données personnelles s’il n’y a plus de base légale pour le traitement.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela signifie que, dans certains cas, nous ne pouvons conserver vos données personnelles que sans les utiliser.
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles si nous les traitons sur la base de notre intérêt légitime.
• Demander le transfert de vos données personnelles sous forme numérique à vous-même ou à un tiers désigné par vous (droit à la portabilité des données).

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez nous contacter par e-mail à info@digitalhrpartners.be ou par courrier à l’adresse suivante : Xxxxx, à l’attention du Responsable de la Protection des Données.

Nous traiterons votre demande dans le délai prévu par le RGPD et vous tiendrons informé du suivi de votre demande.

Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité avec certitude, nous pouvons vous demander une copie de votre pièce d’identité.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Digital HR Partners ne conservera vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées et traitées, conformément aux obligations légales et réglementaires relatives aux durées de conservation.

S’il n’y a pas de collaboration, nous conserverons vos données dans nos dossiers et vous contacterons de temps en temps si nous vous considérons toujours comme un candidat/freelancer potentiel. Si vous ne souhaitez pas cela, vous pouvez nous contacter par e-mail à info@digitalhrpartners.be et demander que vos données ne soient plus conservées.

Si vous êtes client ou fournisseur, nous conserverons les données personnelles de vos employés et représentants pendant la durée de l’accord et jusqu’à cinq ans après. Pour les factures, la période de conservation est plus longue, soit 7 ans.

Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous partageons vos données uniquement avec des tiers si cela est nécessaire pour l’exécution de l’accord avec vous, si vous nous avez donné votre consentement ou si nous y sommes légalement tenus.

Nous transmettons vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires :

• Clients ou donneurs d’ordre si vous êtes candidat ou freelancer
• Fournisseurs et partenaires qui fournissent des services pour nous tels que services informatiques, services marketing, services de paiement, etc.
• Autorités gouvernementales si nous y sommes tenus

Nous ne divulguerons pas vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales sans votre consentement.

Comment sécurisons-nous vos données ?

Digital HR Partners attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser vos données contre la perte ou le traitement illicite.

Nous veillons à ce que seules les personnes nécessaires aient accès à vos données, que l’accès aux données soit sécurisé et que nos mesures de sécurité soient régulièrement vérifiées.

Coordonnées

Pour toute question concernant cette déclaration de confidentialité ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à :

E-mail : info@digitalhrpartners.be, à l’attention du Responsable de la Protection des Données

Si vous estimez que vos données sont traitées de manière illégale, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données.

Cette déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 13 juillet 2024.