Uw privacy is belangrijk voor ons

Digital HR Partners hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Digital HR Partners behandelt uw persoonsgegevens dan ook overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over de persoonsgegevens die wij verzamelen en hoe wij hiermee omgaan: welke persoonsgegevens we van u verwerken, op welke basis we dit doen en waarom we deze verwerken.

Verder informeren wij u ook over uw rechten indien u het niet eens bent met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

Deze privacyverklaring is van toepassing ongeacht onze relatie (kandidaat, leverancier of klant) en ongeacht de wijze waarop we uw persoonsgegevens ontvangen hebben (rechtstreeks van u of via publieke bronnen).

Omdat wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd kunnen wijzigen, is het raadzaam deze regelmatig te raadplegen.

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Digital HR Partners (hierna “wij”).

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de relatie die we met u hebben, verwerken we andere gegevens.

Indien u een kandidaat bent, dit betekent dat we uw profiel terugvonden op LinkedIn of de website van de VDAB of dat u ons rechtstreeks contacteerde of doorverwezen werd door een kennis en uw profiel past bij een van onze openstaande vacatures, verwerken wij de onderstaande categorieën van persoonsgegevens.

Wanneer we nog geen persoonlijk contact met u gehad hebben, verwerken we slechts volgende gegevens:

• Naam
• De door u meegedeelde gegevens op uw persoonlijk LinkedIn-profiel of de website van de VDAB
• Uitgewisselde berichten

In het geval dat we wel persoonlijk contact met u hebben gehad verwerken we de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Naam en contactgegevens
• Persoonlijke gegevens (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, rijksregisternummer,…)
• Opleiding, erkenningen/vergunningen, kwalificaties en bekwaamheden
• Werkervaring en het verloop van uw loopbaan (desgevallend met inbegrip van verloning)
• Rijbewijs
• Referenties
• Uw jobvereisten (met inbegrip van plaats van tewerkstelling, gewenste verloning en functie)
• De gegevens die u ons spontaan meedeelt tijdens een gesprek of in uw cv (vb.: hobby’s, gezinssituatie, uw huidig loon en andere voordelen, interesses, …)
• Betaaltarief en factuurtarief
• Nota’s van besprekingen, e-mail uitwisselingen
• Indien van toepassing: arbeids- en verblijfsvergunning
• Strafrechtelijk verleden of informatie over uw gezondheid, enkel indien dit van belang is voor een bepaalde functie en enkel indien u ons dit bezorgt

Indien u een freelancer bent, dit wil zeggen dat u als zelfstandige opdrachten uitvoert voor Digital HR Partners, verwerken wij volgende persoonsgegevens:

• Naam en contactgegevens
• Persoonlijke gegevens (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, rijksregisternummer,…)
• BTW-nummer
• Opleiding, erkenningen/vergunningen, kwalificaties en bekwaamheden
• Werkervaring en het verloop van uw loopbaan
• Rijbewijs
• De gegevens die u ons spontaan meedeelt tijdens een gesprek of in uw cv (vb.: hobby’s, gezinssituatie, uw huidig loon en andere voordelen, interesses, …)
• Financiële informatie (zoals vb.: rekeningnummer, uw vergoedingen, personen ten laste, …)
• Informatie met betrekking tot de uitvoering van uw opdracht (zoals vb.: afwezigheden, timesheets, arbeidsregime, …)
• Evaluaties van klanten
• Klachten, ongevallen of incidenten
• Communicatie met betrekking tot uw opdracht

Indien u een leverancier bent dan verwerken we enkel naam, contactgegevens en de functie van uw personeelsleden, medewerkers of aangestelden.

Indien u bent opgegeven door een kandidaat als referentie of contactpersoon verwerken wij uw naam, contactgegevens en functie.

Bent u een klant, dan zijn de persoonsgegevens die wij van uw personeelsleden, medewerkers of aangestelden verwerken eerder beperkt tot naam, contactgegevens en functie die zij uitoefenen.

Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

Bent u een kandidaat dan verzamelen we uw persoonsgegevens via publieke bronnen (zoals vb. LinkedIn en de website van de VDAB) en rechtstreeks, wanneer u ons uw gegevens in persoon, via e-mail, telefonisch of via onze website overmaakt. We kunnen ook persoonsgegevens ontvangen als feedback van referenties of potentiële werkgevers.

Bent u een freelancer dan verzamelen we uw persoonsgegevens via publieke bronnen (zoals vb. LinkedIn en de website van de VDAB) en rechtstreeks, wanneer u ons uw gegevens in persoon, via e-mail, telefonisch of via onze website overmaakt. Eveneens kunnen we persoonsgegevens verwerken die we van de klant ontvingen als feedback.

Persoonsgegevens van werknemers of aangestelden van klanten en leveranciers ontvangen we via de klant of leverancier zelf, dan wel via publieke bronnen zoals bijvoorbeeld hun website.

Persoonsgegevens van referenties ontvangen we via de kandidaat zelf, dan wel via publieke bronnen zoals het persoonlijk LinkedIn-profiel van de kandidaat.

Wanneer u ons informatie over derden verstrekt, gaan wij ervan uit dat deze derden u toestemming hebben gegeven om die informatie aan ons door te geven voor de verwerking en doorgave op dezelfde wijze als de uwe.

Bent u een bezoeker van onze website, dan is het mogelijk dat we uw persoonsgegevens verzamelen via cookies op onze website. U vindt hierover meer uitleg in onze cookiepolicy.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Indien u een kandidaat bent, verwerken wij uw gegevens:

• om u te contacteren teneinde u te kunnen helpen bij de uitbouw van uw carrière
• om uw geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen
• om u te helpen bij het vinden van een geschikte functie
• om u op de hoogte te houden van openstaande functies waarvan wij denken dat ze u kunnen interesseren
• om u als geschikte kandidaat voor te stellen bij een potentiële werkgever
• om onze contractuele verplichtingen met derden na te komen in kader van uw rekrutering (facturatie naar de klant toe)
• om onze eigen rechten te vrijwaren (in geval van betwisting met de klant over de uitvoering van de opdracht)
• om onze werking en service te evalueren
• om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren
• ter behandeling van klachten en verzoeken
• om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde instanties

Indien u een freelancer bent verwerken we uw gegevens:

• om na te gaan of u geïnteresseerd zou kunnen zijn in een samenwerking met ons
• om uw geschiktheid voor een bepaalde opdracht te beoordelen
• om u voor te stellen aan potentiële opdrachtgevers
• om u bij de uitvoering van uw opdracht te ondersteunen
• om uw prestaties op te volgen
• om uw taken en werkbelasting op te volgen en te evalueren
• om een financiële administratie op te maken
• om uw vergoeding correct te kunnen bepalen
• om te kunnen factureren aan de klant
• om de tevredenheid van de klant te beoordelen
• om u te evalueren
• om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren
• om onze eigen rechten te vrijwaren
• ter behandeling van klachten en verzoeken
• om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde instanties

Indien u een klant bent, verwerken we de persoonsgegevens van uw werknemers en aangestelden:

• voor de totstandkoming en uitvoering van de met ons gesloten overeenkomst
• om u te helpen een geschikte kandidaat te vinden
• om een adequate lijst van kandidaten op te maken die voldoet aan de door de klant gestelde voorwaarden
• om onze werking en service te evalueren
• om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren
• ter behandeling van klachten en verzoeken
• om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde instanties
• om onze eigen rechten te vrijwaren en ter verdediging van onze belangen

Indien u een leverancier bent, verwerken we de persoonsgegevens van uw werknemers en aangestelden:

• voor de totstandkoming en uitvoering van de met u gesloten overeenkomst
• om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren
• om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde instanties
• om onze rechten te vrijwaren en ter verdediging van onze belangen
• ter behandeling van klachten en verzoeken

Indien u een referentie of contactpersoon bent verwerken we uw gegevens

• om na te gaan of de kandidaat/freelancer voldoet aan de verwachtingen voor de openstaande vacature
• om de van de kandidaat/freelancer ontvangen gegevens op volledigheid en juistheid te controleren

Op basis van welke verwerkingsgrond verwerken we uw gegevens?

Gegevens van kandidaten

Indien u een kandidaat bent, dan gebeurt de verwerking van gegevens die plaatsvindt voor een effectief persoonlijk contact, zijnde om na te gaan of hij/zij geïnteresseerd zou kunnen zijn in onze dienstverlening, op basis van ons gerechtvaardigd belang. Gezien u uw gegevens zelf op een publieke website heeft geplaatst menen wij dan ook dat we dit kunnen doen.

Vanaf het moment dat er persoonlijk contact is geweest met een kandidaat en/of freelancer, zullen wij zijn/haar persoonsgegevens verwerken, daar deze verwerking noodzakelijk is voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de overeenkomst (sourcing, sollicitatie, tijdelijk werk, selectie, …).

Verder zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens bij te houden. Bepaalde persoonsgegevens zullen dan ook door ons verwerkt worden om te voldoen aan de verplichtingen die opgenomen zijn in de sociale, fiscale en andere wetgeving waaraan wij onderworpen zijn.

Gegevens van freelancers

Indien u een freelancer bent, verwerken wij uw persoonsgegevens:

• voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de overeenkomst met u als zelfstandige
• voor de onderbouwing van de facturatie naar de klant toe
• op basis van wettelijke verplichtingen (sociale, fiscale en andere wetgeving waaraan wij onderworpen zijn)

Gegevens van klanten

Indien u een klant bent, verwerken wij de persoonsgegevens van uw werknemers en aangestelden:

• voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de overeenkomst met u als klant
• op basis van wettelijke verplichtingen (sociale, fiscale en andere wetgeving waaraan wij onderworpen zijn)
• op basis van ons gerechtvaardigd belang om een goede samenwerking met u als klant mogelijk te maken

Gegevens van leveranciers

Indien u een leverancier bent, verwerken wij de persoonsgegevens van uw werknemers en aangestelden:

• voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de overeenkomst met u als leverancier
• op basis van wettelijke verplichtingen (sociale, fiscale en andere wetgeving waaraan wij onderworpen zijn)
• op basis van ons gerechtvaardigd belang om een goede samenwerking met u als leverancier mogelijk te maken

Gegevens van referenties of contactpersonen

Indien u een referentie of contactpersoon bent, dan verwerken wij uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de van de kandidaat/freelancer ontvangen gegevens op volledigheid en juistheid te controleren.

Wat zijn uw rechten?

We informeren u ook graag over uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit betekent dat u ons kan vragen welke gegevens er van u geregistreerd staan en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
• Correctie te vragen van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen indien er geen wettelijke grondslag meer is voor de verwerking.
• Beperking te vragen van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat wij in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens alleen mogen bewaren, maar niet gebruiken.
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien wij deze verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Uw persoonsgegevens in digitale vorm over te dragen aan uzelf of een door u aangewezen derde (recht op gegevensoverdraagbaarheid).

Indien u één van deze rechten wil uitoefenen, dan kan u ons contacteren per e-mail op info@digitalhrpartners.be of per post naar het volgende adres: Xxxxx, t.a.v. de Verantwoordelijke Gegevensbescherming.

Wij zullen uw verzoek binnen de termijn bepaald door de AVG verwerken en u op de hoogte houden van de verdere opvolging van uw verzoek.

Indien wij uw identiteit niet met zekerheid kunnen vaststellen, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Digital HR Partners zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en verwerkt, met inachtneming van de wettelijke en reglementaire verplichtingen met betrekking tot de bewaartermijnen.

Indien er geen samenwerking tot stand komt, zullen wij uw gegevens in ons bestand houden en u, indien we u nog als mogelijke kandidaat/freelancer beschouwen, af en toe contacteren. Indien u dit niet wenst, kan u ons per mail contacteren op info@digitalhrpartners.be en vragen om uw gegevens niet langer bij te houden.

Indien u klant of leverancier bent, dan bewaren wij de persoonsgegevens van uw werknemers en aangestelden gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot vijf jaar daarna. Voor facturen geldt een langere bewaartermijn van 7 jaar.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens enkel met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u, indien u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven of indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wij geven uw persoonsgegevens door aan de volgende categorieën van ontvangers:

• klanten of opdrachtgevers indien u kandidaat of freelancer bent
• leveranciers en partners die diensten voor ons verrichten zoals IT-diensten, marketingdiensten, betalingsdiensten, etc.
• overheidsinstanties indien wij hiertoe verplicht zijn

Wij zullen uw gegevens niet doorgeven aan derde partijen voor commerciële doeleinden zonder uw toestemming.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Digital HR Partners hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Wij zorgen ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de gegevens beveiligd is en dat onze beveiligingsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor de uitoefening van uw rechten kan u ons contacteren via:

E-mail: info@digitalhrpartners.be, t.a.v. de Verantwoordelijke Gegevensbescherming

Indien u van mening bent dat uw gegevens onrechtmatig verwerkt worden, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze privacyverklaring werd voor het laatst aangepast op 13 juli 2024.